1. Zebranie założycielskie
Pierwszym krokiem prowadzącym do zarejestrowania stowarzyszenia jest zwołanie zebrania założycielskiego, na którym podejmuje się uchwałę o założeniu stowarzyszenia.
W zebraniu musi wziąć udział co najmniej 7 osób, które staną się jednocześnie członkami założycielami stowarzyszenia W celu sprawnego przeprowadzenia zabrania założycielskiego wcześniej można znaleźć osoby do prowadzenia zebrania i protokołowania, przygotować projekty uchwał i ustalić szczegóły organizacyjne.
Na zebraniu założycielskim podejmowane są uchwały o:
powołaniu stowarzyszenia,
przyjęciu statutu stowarzyszenia,
wyborze władz stowarzyszenia (zarządu, komisji rewizyjnej),
można też podjąć uchwałę o wyborze komitetu założycielskiego (od 20 maja 2016r. nie jest to obowiązkowe)
Kolejnym krokiem jest złożenie przez zarząd stowarzyszenia wniosku (wraz z wymaganymi załącznikami) o rejestrację
stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Z chwilą wpisania stowarzyszenia do rejestru KRS uzyskuje ono osobowość prawną.
Na zebranie należy przygotować poniższe dokumenty:
Projekt statutu stowarzyszenia
Wstępny projekt statutu dobrze jest przygotować jeszcze przed zwołaniem zebrania założycielskiego i rozdać do w celu zapoznania się z nim przyszłym członkom stowarzyszenia i wniesienia ewentualnych uwag.. Statut stowarzyszenia wraz z ustawą „Prawo o stowarzyszeniach” jest najważniejszym wewnętrznym dokumentem, określającym szczegółowo zasady jego działania.
Statut stowarzyszenia jest jednym z najważniejszych dokumentów, który będzie dołączony do wniosku o rejestrację w KRS, dlatego też musi być uchwalony przez członków stowarzyszenia na zabraniu założycielskim. Po sprawdzeniu przez sąd, czy statut jest zgodny z prawem rejestruje wraz ze stowarzyszeniem jego statut. Statut (zmiany do statutu) obowiązuje z chwilą jego zatwierdzenia przez KRS.
Statut stowarzyszenia musi zawierać podstawowe informacje o stowarzyszeniu (art. 10)
- nazwę (odróżniająca dane stowarzyszenie od innych organizacji i instytucji, itp.)
- teren działania i siedzibę,
- cele i sposoby ich realizacji,
- informacje dot. członków stowarzyszenia tj. sposób nabycia członkostwa, przyczyny utraty członkowstwa, prawa i obowiązki członków,
- informacje dot. władz stowarzyszenia, m.in. rodzaje, sposób ich wyboru, kompetencje oraz tryb pracy (w tym zasady działania Walnego Zebrania Członków Zarządu Stowarzyszenia oraz Komisji Rewizyjnej),
- informacja dot. wynagradzania członków zarządu za czynności wykonywane w związku z pełniona funkcją (od 20 maja 2016r. stowarzyszenie może wynagradzać członków zarządu za czynności związane z pełnioną funkcją),
- sposób podejmowania decyzji, w tym określenie warunków ważności uchwał,
- źródła majątku poprzez określenie skąd stowarzyszenie będzie miało środki finansowe na swoją działalność (sposób uzyskiwania środków finansowych i płacenia składek członkowskich),
- sposób reprezentowania stowarzyszenia ze szczególnym uwzględnieniem zaciągania zobowiązań majątkowych,
- zasady wprowadzania zmian w statucie,
- sposób rozwiązania się stowarzyszenia.
W statucie można też zawrzeć dodatkowe zapisy, w tym dotyczące m.in.:
- tworzenia oddziałów stowarzyszenia,
- podjęcia przez stowarzyszenie działalności gospodarczej,
informacji o członkach honorowych,
- informacja o przekazaniu majątku pozostałego po likwidacji stowarzyszenia.
Statut organizacji pożytku publicznego.
Statut organizacji pożytku publicznego musi spełniać warunki wymienione w art. 20 i art. 21 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Ogólne warunki dotyczą informacji o:
- celach statutowych i sposobach ich realizacji (cele muszą być zgodne z katalogiem celów wymienionych w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- przeznaczeniu całego dochodu organizacji na działalność statutową tj. działalność pożytku publicznego, zwłaszcza jeżeli stowarzyszenie prowadzi działalność gospodarczą,
- organie kontroli wewnętrznej (niezależnym od zarządu stowarzyszenia),
- wymaganiach wobec osób będących członkami organu kontroli wewnętrznej m.in. członkowie nie mogą być osobami skazanymi prawomocnym wyrokiem i nie spokrewnione z członkami zarządu),
- wymaganiach wobec członków zarządu (osoby wchodzące w skład zarządu nie mogą być skazane prawomocnym wyrokiem),
- zabezpieczeniach dot. wyprowadzania majątku stowarzyszenia poza organizację np. zakaz udzielania pożyczek dla członków stowarzyszenia lub jego pracowników.
Lista członków założycieli z danymi:
- imię i nazwisko,
- data i miejsce urodzenia,
- miejsce zamieszkania,
numer dowodu osobistego,
- numer PESEL,
- własnoręczny podpis.
UWAGA :
Lista może zawierać też oświadczenia członków założycieli o:
- posiadaniu obywatelstwa polskiego,
- pełnej zdolności do czynności prawnych,
- pełni praw obywatelskich,
- co jest zgodne z art. 3 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach.
Listę członków założycieli stowarzyszenia należy przygotować w dwóch egzemplarzach. Uczestnicy zebrania podpisują oba egzemplarze.
Projekty uchwał:
o utworzeniu stowarzyszenia,
- o przyjęciu statutu stowarzyszenia,
- o wyborze zarządu stowarzyszenia,
- o wyborze komisji rewizyjnej,
ewentualnie:
- o wyborze komitetu założycielskiego (nie jest obowiązkowa).
UWAGA:
- uchwały przygotowuje się w trzech egzemplarzach, z czego dwa są wysyłane do KRS a jeden zostaje w aktach stowarzyszeniach,
- uchwały podpisuje przewodniczący zebrania i protokolant,
- uchwały o powołaniu stowarzyszenia i przyjęciu statutu powinny być przyjęte jednogłośnie.
Przykładowy przebieg zebrania założycielskiego:
- powitanie zebranych i przedstawienie celu zebrania,
- ustalenie sposobu głosowania i podejmowania uchwał (głosowanie jawne lub tajne, zwykłą większością głosów czy bezwzględną większością głosów),
- wybór przewodniczącego zebrania (osoba prowadząca zebranie) i sekretarza (protokolant, który sporządza protokół z zebrania) – kandydaci mogą zgłaszać się sami lub zostać zgłoszonymi przez inne osoby,
- podpisanie listy członków założycieli stowarzyszenia,
- podjęcie uchwały o utworzeniu stowarzyszenia,
- dyskusja nad statutem, zgłoszenie i ewentualne zatwierdzenie poprawek oraz uwag do statutu,
- podjęcie uchwały o przyjęciu statutu stowarzyszenia,
- zgłoszenie kandydatów i wybór zarządu stowarzyszenia – podjęcie uchwały w tym zakresie,
- zgłaszanie kandydatów i wybór organu kontroli wewnętrzne stowarzyszenia – podjęcie uchwały o wyborze Komisji Rewizyjnej,
ewentualnie
- podjęcie uchwały o wyborze komitetu założycielskiego (nie jest obowiązkowa),
- zakończenie zebrania – z zebranie powinien być sporządzony protokół.
2. Postępowanie rejestrowe w KRS.
Sądem właściwym do rejestracji stowarzyszeń z terenu powiatu nowosądeckiego jest Sąd Rejonowy w Krakowie.
Za rejestrację stowarzyszenia w KRS odpowiada zarząd stowarzyszenia, którego członkowie kompletują niezbędne do rejestracji dokumenty i załączniki, wypełniają obowiązujące w tym zakresie formularze rejestracyjne a następnie w terminie 7 dni od zebrania założycielskiego przekazują do sądu. Wszystkie składane do KRS formularze muszą być podpisane przez cały zarząd stowarzyszenia.
Obowiązujące urzędowe formularze zgłoszenia do KRS
KRS – W20 – jest to formularz podstawowy, służący do zgłoszenia nazwy stowarzyszenia, siedziby, adresu do korespondencji, itd.,
KRS – WK – służy do zgłoszenia zarządu,
KRS – WK – służy do zgłoszenia składu osobowego komisji rewizyjnej,
KRS – WM – służy do zgłoszenia zakresu działalności gospodarczej i wpisania stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców (składamy go tylko wtedy, gdy stowarzyszenie będzie prowadzić działalność gospodarczą – zgodnie z zapisami w statucie).
Wzory formularzy
https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/formularze-wnioskow-wykorzystywanych-w-krs/
Przykłady prawidłowo wypełnionych formularzy http://poradnik.ngo.pl/formularze-zakladanie-stowarzyszenia
Zakładanie organizacji: przydatne informacje http://poradnik.ngo.pl/wiadomosc/1909723.html
UWAGA:
na pierwszej stronie formularza podstawowego znajduje się instrukcja jak należy go wypełnić, zwracając uwagę na czytelność wpisów (drukowane litery) oraz właściwie złożone podpisy osób upoważnionych,
dot. wypełnienia wniosku KRS – WK – na jednym formularzu możemy wpisać dane tylko dwóch osób wchodzących w skład zarządu lub komisji rewizyjnej dlatego też pozostałe osoby wpisujemy na kolejnym egzemplarzu KRS-WK,
Do wniosku dołączamy:
- statut stowarzyszenia - w 2 egz., podpisany przez członków zarządu stowarzyszenia,
- protokół z zabrania założycielskiego – w 2 egz. podpisany przez przewodniczącego zebrania i protokolanta (sekretarza zebrania),
- listę członków założycieli – 2 egz.,
- podjęte na zebraniu założycielskim uchwały – w 2 egz. podpisane przez przewodniczącego zebrania i protokolanta (sekretarza zebrania),
- w przypadku stowarzyszenia, które będzie prowadzić działalność gospodarczą dołączamy:
- dowód dokonania wpłaty za wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców,
- dowód dokonania wpłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Dodatkowe informacje
NIP i REGON - po uzyskaniu wpisu w KRS, stowarzyszenie otrzyma od razu numery NIP i REGON. Dokument w tym zakresie można sprawdzić, pobrać i samodzielnie wydrukować (ma moc dokumentu urzędowego) korzystając z elektronicznego dostępu do KRS https://ems.ms.gov.pl/
w terminie 21 dni, licząc od daty wpisu w KRS, stowarzyszenie powinno złożyć do miejscowego Urzędu Skarbowego formularz NIP-8 z danymi uzupełniającymi. Jeżeli wystąpiły zmiany dot. informacji podstawowych, stowarzyszenia winno je zgłosić do Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni.
Dane uzupełniające to informacje o:
- miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej,
- wykazie rachunków bankowych,
- dacie powstania obowiązku płacenia składek,
- dacie wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
- przeważającym rodzaju działalności statutowej (wg PKD).
Zgłaszanie zmian statutu do KRS
Zgodnie z art. 21 ustawy Prawo o Stowarzyszeniach wszelkie zmiany dokonywane w statucie muszą być w ciągu 7 dni od daty ich dokonania (art. 22 ustawy o KRS) zgłoszone (na odpowiednich formularzach) do sądu.
